Ön muhasebe programı seçimi, çoğu işletmenin bir kez yapıp yıllarca yaşadığı bir karardır. Program değiştirmek yalnızca lisans meselesi değildir; veri taşınır, personel yeniden öğrenir, alışkanlıklar bozulur. Bu yüzden ilk seçimi doğru yapmak, sonradan düzeltmekten çok daha ucuzdur.
1. Bugünkü değil, iki yıl sonraki ölçeğinize bakın
En sık yapılan hata, mevcut duruma göre en küçük paketi seçmektir. Bir yıl içinde ikinci bir depo açılırsa, üretim takibi gerekirse ya da kullanıcı sayısı artarsa paket yetmez ve geçiş maliyeti gündeme gelir. Tersi de doğrudur: hiç kullanmayacağınız üretim ve İK modülleri için ödeme yapmak da kayıptır.
Doğru soru şudur: bu program bana yetmez hâle geldiğinde, aynı ürün ailesi içinde bir üst pakete geçebiliyor muyum? Modüler ve kademeli ürün aileleri bu yüzden avantajlıdır — Mikro Yazılım’ın Run, Jump Basic, Jump ve Fly kademeleri bu mantıkla kurgulanmıştır.
2. e-Dönüşüm desteğinin kapsamına bakın
Neredeyse her program "e-Fatura desteği var" der. Sorulması gereken daha ayrıntılıdır: e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Bordro ve e-Defter de kapsamda mı? Bunlar ek ücretli mi? Belge sayısına göre bir sınır var mı?
Özellikle e-Defter’e dikkat edin: e-Defter genel muhasebe modülü gerektirir. Yalnızca ön muhasebe yapan bir paket, ileride e-Defter kapsamına girdiğinizde bu ihtiyacı karşılayamaz.
3. Mevcut verinizin taşınabilirliğini sorun
Geçiş sırasındaki en büyük gizli maliyet, veri aktarımıdır. Stok kartları, cari hesaplar, açık bakiyeler ve fiyat listeleri aktarılabiliyorsa geçiş birkaç güne iner; aktarılamıyorsa haftalarca elle giriş anlamına gelir.
- Eski programınız veriyi dışarı aktarabiliyor mu, hangi formatta?
- Yeni program bu formatı içeri alabiliyor mu?
- Açık bakiyeler ve hareket geçmişi de taşınıyor mu, yoksa yalnızca kartlar mı?
- Aktarımı kim yapacak ve ücretli mi?
4. Bulut mu, yerel kurulum mu?
Bu tercih artık bir teknoloji tartışması değil, çalışma biçimi tercihidir. Tek ofiste, sabit personelle çalışıyor ve verinizin fiziksel olarak sizde durmasını istiyorsanız yerel kurulum uygundur. Sunucu ve yedekleme donanımı maliyeti size ait olur, ancak kontrol de sizdedir.
Birden fazla lokasyondan, sahadan veya evden erişim gerekiyorsa; sunucu yatırımı yapmak istemiyorsanız bulut tercih edilir. Yedekleme ve sürüm güncellemesi gibi işler sağlayıcıya geçer. Buna karşılık internet bağlantınızın kalitesi doğrudan iş sürekliliğinize etki eder.
5. Gözden kaçan maliyet kalemleri
Karşılaştırma yaparken yalnızca lisans fiyatına bakmak yanıltıcıdır. Toplam maliyeti oluşturan kalemler genellikle şunlardır:
| Kalem | Sorulacak soru |
|---|---|
| Yıllık bakım/güncelleme | Zorunlu mu, ödenmezse program çalışmaya devam eder mi? |
| Kullanıcı sayısı | Ek kullanıcı ne kadar, sonradan eklenebiliyor mu? |
| e-Dönüşüm kontör/belge | Belge başına ücret var mı, yıllık kaç belge dâhil? |
| Kurulum ve veri aktarımı | Fiyata dâhil mi, ayrı mı ücretlendiriliyor? |
| Eğitim | Kaç saat, yerinde mi uzaktan mı? |
| Destek | Telefonla ulaşılabiliyor mu, yanıt süresi taahhüdü var mı? |
| Sunucu/donanım | Yerel kurulumda mevcut donanım yeterli mi? |
6. Desteği kimin vereceğine bakın
Program iyi olabilir ama gün içinde fatura kesilemediğinde ulaşacağınız birinin olması gerekir. Yazılımı satan firmanın size ne kadar yakın olduğu, yerinde gelip gelemeyeceği ve sizi tanıyıp tanımadığı, çoğu zaman programın özellik listesinden daha belirleyicidir.
Venüs Bilgisayar olarak Mikro Yazılım yetkili iş ortağıyız. Ürün seçiminden kuruluma, veri aktarımından kullanıcı eğitimine ve sonrasındaki desteğe kadar süreci tek elden yürütüyoruz. Hangi paketin size uygun olduğunu konuşmak için bize ulaşabilirsiniz — analiz görüşmesi ücretsizdir.
- Ön muhasebe
- ERP
- Mikro Yazılım
- KOBİ
Bu konuda desteğe mi ihtiyacınız var?
2004’ten bu yana güvenlik sistemleri, teknik servis, yazılım ve otomasyon çözümleri sunuyoruz. Keşif ve fiyat teklifi ücretsizdir.